Event Lead Timeline | Dates clés / échéances

English

Deliverable  Due Date 
Appendix 1 Due:  

  • Speakers are to have submitted their accreditation to ECCC (pavillioncdp-coppavilion@ec.gc.ca) 
Sept 14th   

5PM ET 

Tentative Canada Pavilion Program provided to Event Leads  September 16th  
Appendix 2 Due:  

  • Event Title & Description 
  • Speaker Information 
  • Run of Show Document v1 
  • Submit Any On-Site Equipment / Assets for Approval 
October 3rd 12PM ET
Event Management Team to provide feedback on Run of Show Document v1  October 12th  

No Action Required for Event Leads 

Event Slide Deck  October 14th  
Submit Any Material or Download Links of Content for Approval 
Canada Pavilion Program Finalized  October 19th  

No Action Required for Event Leads 

Event Management Team and Event Leads Finalize Runs of Show  Oct 12th – Nov 1st  

Français

Date d’échéance pour annexe 1 :  

  • Les participants doivent soumettent leur demande d’accréditation à ECCC uniquement à: pavillioncdp-coppavilion@ec.gc.ca 
14 septembre
17h pm HE 
Équipe de gestion d’événement fournira une plage horaire PROVISOIRE aux responsables d’événements pour leur événement   16 septembre  
Date d’échéance pour annexe 2 :  

  • Titre et description de l’événement 
  • Information sur les conférenciers 
  • Gabarit de déroulement d’événement v1 
  • Équipement / actifs sur place pour l’approbation 
3 octobre 12h00 ET 
Équipe de gestion d’événement fournira de la rétroaction sur le déroulement de l’événement v1 aux responsables d’événements  12 octobre  

Aucune action requise pour les responsables d’événements 

Diapositives de presentation d’événements  14 octobre  
Soumettre tout matériel ou lien de téléchargement de contenu pour approbation 
Le programme final du pavillon du Canada à la CdP27 est publié  19 octobre  

Aucune action requise pour les responsables d’événements 

Équipe de gestion d’événement et responsables d’événements finalisent les déroulements d’événements   12 octobre –
1er novembre  

Frequently Asked Questions (FAQs)

Access / Registration / Travel

Do Event Leads need to submit the accreditation form (Annex 1) for themselves?

Yes, Event Leads who will be on-site for their event will need to submit for accreditation

Who can get accredited via the Annex 1 form and ECCC?

Only those who put forth their names by September 6th who have a direct role in the event (on site event lead, moderator and speakers). 

If Speakers have been accredited through other means, do they still need to request an accreditation through the Canada Pavilion?

Speakers or Event Leads who already have acquired accreditation through other means will not need to request accreditation through the Canada Pavilion or fill out the Annex 1. 

What are the other options to seek accreditation?

This is completely out of ECCC or the GoC’s control.  For more information, please visit: https://unfccc.int/process-and-meetings/parties-non-party-stakeholders/non-party-stakeholders/overview/overview  

Can we book our travels based on the draft event date and time shared with Event Leads on September 16th?

Yes, you should be able to, but please allow yourselves and your team the possibility of changing travel dates.  

Where should I direct all my VISA related questions and concerns?  

All VISA related requests are handled directly by the Government of Egypt. ECCC and the Event Management Team have no control over the progress and the final decision of the VISA application process. For more information, please visit: https://cop27.eg/#/trip-planning/visa/apply  

Sessions (speakers, Run of Show) and Programming

Should session slides & assets be submitted in English or French?

Yes – All slides and assets should be submitted in both languages. Event Leads are welcome to submit your decks in two separate copies in English and French, or provided one bilingual master deck.

Is speaker accreditation only for the week of my Event, or for the full duration of COP27?

Accreditation provided will be for the full duration of COP27.

Can we have two event leads on site? 

No, only one lead person can be assigned on site.   

Do we need to send out letters of invitation to Ministers?  

No – ECCC will coordinate that based on the requests submitted through the speaker listing.  

How long will each event be?  

Events will run from 45-90 minutes in length, and we will try to accommodate your request that was submitted in your event application. However, given the volume of events, we may not be able to adhere to everyone’s first choice. A draft program will be shared on September 16th indicating the draft timeframe that you can use to complete your Run of Show.

Will our session fall on the proposed thematic day?  

No, not necessarily.  Due to a high volume of applications received, we are not able to guarantee that your session will fall on the proposed thematic day.

How much time will we have before our presentation to prepare?  

We are planning to allow at least 15 minutes between each session.  Your presentation will already have been prepared by the audio-visual technician.

Does the “90 characters (including spaces)” character limit apply for both the English and French Session Titles?  

All character limits only apply to the English text, understanding that the French may be around 10-25% longer.  

If there are speaker changes or our speakers’ visa got rejected after September 30th, can we still update the speaker line up?

Any changes or updates to your Events should be relayed to the Event Management Team as soon as possible through email, pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com.  To note that any new speaker added or changed, must not change the nature of the session AND be accredited.  

If we have an unconfirmed minister speaker, should we prepare an alternate run of show?  

We ask that you detail clearly in the run of show document how the session will differ with and without the participation of the minister speaker.  

Do speakers have to fill out both the accreditation table AND appendix 1?  

Yes. The appendix 1 provides the ECCC with details needed for accreditation.  

For speakers who are not Canadian, is the recommendation to usually have them get accredited via their own national government? 

Yes, that would be best.

We have accreditation for week one but if our event falls in week two, do we need to request for accreditation through the Canada Pavilion?  

We would suggest you assume your speaker will require accreditation as the event date and time will not be finalized until October 19th.

If we have submitted our speakers’ biographies previously in the proposal, do we still need to fill out Appendix 2?  

Yes, please ensure to fill in all required information in Appendix 2.

Will events be live-streamed or recorded?  

ECCC and the Event Management Team are currently looking into options for the sessions to be recorded. However, due to limited internet capabilities on-site, we cannot guarantee that sessions will be recorded or live streamed at the moment. 

Will the Pavilion will offer simultaneous translation automatically, or does that need to be requested?

Simultaneous Interpretation will be offered for all events in English and French by ECCC.

Other

Is there any exhibit space as part of the pavilion or only the presentation space?  

There will not be an official exhibit space within the pavilion. The pavilion is made up of the session area and the networking space. Please note that the networking space is not a place for doing promotional activities and is strictly for networking. However, Event Leads are welcome to set up any pop-up assets within your event session area.   

How many speakers can be on-stage at one time.  

Actual room dimension is not confirmed yet, this is being decided based on the current speaker list. We are anticipating to have maximum of 6 speakers on stage at the moment. 

What is the capacity of the event space?

The UNFCCC has not set a limit yet on the capacity of pavilions. We currently are planning for 30 seated participants and note that we will have additional standing space. This could always change should the health risks or safety of participants become a concern and we will follow the UNFCCC directives on safety should they change.  

Will there be storage space for assets shipped to the convention center?

No – Event Leads are responsible for storing and managing the asset(s) prior to the session date. 

Is there any guidance on promoting the session?  

We ask all event leads to hold formal event promotion until after October 19th, once the program agenda have been finalized and published. More information will be shared at a later date. 

Foire aux questions (FAQ)

Accès / Inscription / Voyage

Les responsables d'événements doivent-ils soumettre le formulaire d'accréditation (annexe 1) pour eux-mêmes?  

Oui, les responsables d’événements qui seront sur place pour leur événement devront soumettre un formulaire d’accréditation.  

Qui peut être accrédité via le formulaire de l'annexe 1 et ECCC? 

Seulement ceux qui ont proposé leur nom avant le 6 septembre et qui ont un rôle direct dans l’événement (responsable de l’événement sur place, modérateur et orateurs). 

Si les conférenciers ont été accrédités par d'autres moyens, doivent-ils quand même demander une accréditation par l'entremise du Pavillon du Canada?

Les conférenciers ou les responsables d’événements qui ont déjà obtenu une accréditation par d’autres moyens n’ont pas besoin de demander une accréditation par l’entremise du Pavillon du Canada ni de remplir l’annexe 1. 

Quelles sont les autres options pour obtenir l'accréditation?  

Ceci est complètement hors du contrôle de ECCC.  Pour plus d’informations, veuillez consulter : https://unfccc.int/process-and-meetings/parties-non-party-stakeholders/non-party-stakeholders/overview/overview 

Pouvons-nous réserver nos voyages sur la base du projet de date et d'heure de l'événement partagé avec les responsables d'événements le 16 septembre?  

Oui, vous devriez pouvoir le faire, mais veuillez vous laisser la possibilité, ainsi qu’à votre équipe, de modifier les dates de voyage.  

Où dois-je adresser toutes mes questions et préoccupations relatives au VISA?  

Toutes les demandes liées au VISA sont traitées directement par le gouvernement égyptien. L’ECCC et l’équipe de gestion de l’événement n’ont aucun contrôle sur le déroulement et la décision finale du processus de demande de VISA. Pour plus d’informations, veuillez consulter : https://cop27.eg/#/trip-planning/visa/apply 

Sessions (conférenciers, déroulement du spectacle) et programmation

Les diapositives et les ressources de la session doivent-elles être soumises en anglais ou en français?

Oui, tous les diaporamas doivent être fournis en anglais et en français. Les responsables d’événements sont invités à soumettre leurs diapositives en deux copies distinctes en anglais et en français, ou à fournir un seul diaporama maître bilingue.

L'accréditation des orateurs est-elle valable uniquement pour la semaine de mon événement ou pour toute la durée de la COP27?

L’accréditation est accordée pour toute la durée de la CdP27.

Peut-on avoir deux responsables d'événement sur place?

Non, un seul responsable peut être affecté sur place.

Devons-nous envoyer des lettres d'invitation aux ministres?

Non – le ECCC coordonnera cette opération en fonction des demandes soumises par le biais de la liste des orateurs.

Quelle sera la durée de chaque événement?  

Les événements dureront de 45 à 90 minutes et nous essaierons de répondre à votre demande soumise dans votre formulaire de demande d’événement. Cependant, étant donné le volume d’événements, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de respecter le premier choix de chacun. Un projet de programme sera partagé le 16 septembre, indiquant la durée provisoire que vous pouvez utiliser pour réaliser votre Run of Show.  

Notre session tombera-t-elle sur la journée thématique proposée?  

Non, pas nécessairement.  En raison du grand nombre de demandes reçues, nous ne pouvons pas garantir que votre session aura lieu le jour thématique proposé.  

Combien de temps aurons-nous avant notre présentation pour nous préparer ?

Nous prévoyons de laisser au moins 15 minutes entre chaque session. Votre présentation aura déjà été préparée par le technicien audiovisuel.

La limite de "90 caractères (espaces compris)" s'applique-t-elle aux titres des sessions en anglais et en français? 

Toutes les limites de caractères ne s’appliquent qu’au texte anglais, les textes français peut être environ 10-25% plus long. 

S'il y a des changements de conférenciers ou si le visa de nos conférenciers a été rejeté après le 30 septembre, pouvons-nous encore mettre à jour la liste des conférenciers?

Toute modification ou mise à jour de vos événements doit être communiquée à l’équipe de gestion des événements dès que possible par e-mail, pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com. Il est à noter que tout nouvel intervenant ajouté ou modifié ne doit pas changer la nature de la session ET être accrédité.

Si la participation d'un ministre orateur n'est pas confirmée, devons-nous préparer un autre déroulement de la session?  

Nous vous demandons de détailler clairement dans le document sur le déroulement de la session comment celle-ci sera différente avec et sans la participation du ministre orateur.

Les intervenants doivent-ils remplir à la fois le tableau d'accréditation ET l'annexe 1?

Oui. L’annexe 1 fournit au CECC les détails nécessaires à l’accréditation.

Pour les orateurs qui ne sont pas canadiens, est-il recommandé de les faire accréditer par leur propre gouvernement national?  

Oui, c’est ce qu’il y aurait de mieux. 

Nous avons une accréditation pour la première semaine, mais si notre événement a lieu pendant la deuxième semaine, devons-nous demander une accréditation auprès du Pavillon du Canada?

Nous vous suggérons de supposer que votre conférencier aura besoin d’une accréditation, car la date et l’heure de l’événement ne seront pas déterminées avant le 19 octobre.

Si nous avons déjà soumis les biographies de nos intervenants dans la proposition, devons-nous encore remplir l'annexe 2?

Oui, veuillez-vous assurer de remplir toutes les informations requises à l’annexe 2.

Les événements seront-ils diffusés en direct ou enregistrés?

ECCC et l’équipe de gestion des événements étudient actuellement les possibilités d’enregistrement des sessions. Cependant, en raison des capacités limitées d’Internet sur place, nous ne pouvons pas garantir que les sessions seront enregistrées ou diffusées en direct pour le moment.

Le Pavillon offrira-t-il automatiquement l'interprétation simultanée, ou faut-il en faire la demande?

L’interprétation simultanée sera offerte pour tous les événements en anglais et en français par ECCC

Autres

Y a-t-il un espace d'exposition dans le pavillon ou seulement un espace de présentation?

Il n’y aura pas d’espace d’exposition officiel dans le pavillon. Le pavillon se compose de la zone des sessions et de l’espace de réseautage. Veuillez noter que l’espace de réseautage n’est pas un endroit pour faire des activités promotionnelles et est strictement réservé au réseautage. Cependant, les responsables d’événements sont invités à mettre en place des actifs pop-up dans la zone des sessions de votre événement.

Combien d'orateurs peuvent être sur scène en même temps?

La dimension réelle de la salle n’est pas encore confirmée, elle est décidée en fonction de la liste actuelle des orateurs. Nous prévoyons d’avoir un maximum de 6 orateurs sur scène pour le moment.

Quelle est la capacité de l'espace événementiel?  

La CCNUCC n’a pas encore fixé de limite à la capacité des pavillons. Nous prévoyons actuellement 30 participants assis et notons que nous aurons des places debout supplémentaires. Cela peut toujours changer si les risques pour la santé ou la sécurité des participants deviennent une préoccupation et nous suivrons les directives de la CCNUCC sur la sécurité si elles changent.  

Y aura-t-il un espace de stockage pour les biens expédiés au centre de convention?

Non. Les responsables de l’événement sont chargés de stocker et de gérer le(s) bien(s) avant la date de la session.

Y a-t-il des directives concernant la promotion de la session?

Nous demandons à tous les responsables d’événements de ne faire la promotion officielle de l’événement qu’après le 19 octobre, une fois que le programme aura été finalisé et publié. De plus amples informations seront communiquées à une date ultérieure.

Associated Documents | Documents associés 

Other Questions? | Autres questions? 

For any other questions, please contact: pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com 

Pour toute autre question, veuillez contacter : pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com