Yes, Event Leads who will be on-site for their event will need to submit for accreditation

Only those who put forth their names by September 6th who have a direct role in the event (on site event lead, moderator and speakers). 

Speakers or Event Leads who already have acquired accreditation through other means will not need to request accreditation through the Canada Pavilion or fill out the Annex 1. 

This is completely out of ECCC or the GoC’s control.  For more information, please visit: https://unfccc.int/process-and-meetings/parties-non-party-stakeholders/non-party-stakeholders/overview/overview  

Yes, you should be able to, but please allow yourselves and your team the possibility of changing travel dates.  

All VISA related requests are handled directly by the Government of Egypt. ECCC and the Event Management Team have no control over the progress and the final decision of the VISA application process. For more information, please visit: https://cop27.eg/#/trip-planning/visa/apply  

Please see below information regarding VISA application:  

Visas 

All attendees are required to obtain a visa to enter Egypt – it is the responsibility of each delegate to apply for their own visa.  

You will need to apply for a visa through the Egyptian Embassy or Consulate in Canada with the official UNFCCC letter confirming your registration for COP27 and enter your visa information on the Egyptian Presidency visa webpage. We understand that visas will take up to 30 days to process so we recommend that you apply as soon as you receive your letter of registration.  

Please follow the steps below in order to secure your visa: 

1. ECCC is registering all approved delegates in the coming days thanks to the information that you have provided, after which delegates will receive their letter of registration by email from the UNFCCC Secretariat.  

• You will need this letter for your visa application and to receive your badge on the ground at COP27.  
• The passport on your UNFCCC registration needs to be the same as that used for your visa.   
• Provided that you include this letter with your application, there will not be a fee associated with your visa application.  

1. Fill out the visa information request on the Egyptian COP27 visa webpage before you submit your paper application. 

1. Fill out the attached visa application form. Please note your application will need to include appropriate photos, as well as indicate your port of entry into Egypt, and your address during your stay in Egypt.  

1. There are two options to submit your paper application: in person in Ottawa or Montreal, or by mail.
   In person 

A)      Bring the completed visa application form and letter of registration to the Egyptian Embassy in Ottawa (Embassy of the Arab Republic of Egypt, 150 Metcalfe Street, Suite 1100, 11 Floor, Ottawa, ON K2P 1P1, 10:00am-12:30 pm, Monday to Friday) or the Egyptian Consulate in Montreal (1800 Av. McGill College suite 900, Montréal, QC, H3A 3J6, 9:30am to 12:30 pm Monday to Friday) in person. 

B)      Once your visa application has been processed, you will need to go to the Embassy or Consulate in person with your passport in order to have the visa stamped into your passport. 

By mail 

A)       Mail the completed visa application form and letter of registration and the passport you will be traveling on to the Egyptian Embassy in Ottawa or the Consulate in Montreal well in advance, as visa processing can take up to 30 days, not including the time it takes to mail documents.  

B)      You will need to include a prepaid return envelope with your application to be able to receive your passport after processing. 

C)      Once your visa application has been processed, the Embassy or Consulate will mail you your stamped visa using the prepaid envelope you included.   

1. Bring this stamped passport with you for your journey to COP27.  

Please note, the Event Management Team inbox will not respond to questions regarding visas or travel. Any questions or issues relating to visas should be directed to the Egyptian Embassy or Consulate.  

All slide decks should be provided in both English and French. Event Leads are welcome to submit your decks in two separate copies in English and French or provided one bilingual master deck.  

All other material will also need to be translated IF they are being referenced to during the Event presentation. Translation can be provided in “text only” format. Any third-party websites or links that are not referenced during the presentation do not need to be translated. 

Accreditation provided will be for the full duration of COP27.

No, only one lead person can be assigned on site.   

No – ECCC will coordinate that based on the requests submitted through the speaker listing.  

Events will run from 45-90 minutes in length, and we will try to accommodate your request that was submitted in your event application. However, given the volume of events, we may not be able to adhere to everyone’s first choice. A draft program will be shared on September 16th indicating the draft timeframe that you can use to complete your Run of Show.

No, not necessarily.  Due to a high volume of applications received, we are not able to guarantee that your session will fall on the proposed thematic day.

We are planning to allow at least 15 minutes between each session.  Your presentation will already have been prepared by the audio-visual technician.

All character limits only apply to the English text, understanding that the French may be around 10-25% longer.  

Any changes or updates to your Events should be relayed to the Event Management Team through email, pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com.  To note that any new speaker added or changed, must not change the nature of the session AND be accredited. We are not able to add any new speakers on the program web site after October 26th.  

We ask that you detail clearly in the run of show document how the session will differ with and without the participation of the minister speaker.  

Yes. The appendix 1 provides the ECCC with details needed for accreditation.  

Yes, that would be best.

We would suggest you assume your speaker will require accreditation as the event date and time will not be finalized until October 19th.

Yes, please ensure to fill in all required information in Appendix 2.

ECCC and the Event Management Team are currently looking into options for the sessions to be recorded. However, due to limited internet capabilities on-site, we cannot guarantee that sessions will be recorded or live streamed at the moment. 

Simultaneous Interpretation will be available for all events assigned to the Event Space, in English and French. Please note that events in the Networking Space will not have simultaneous translation. 

The stage will be setup with a maximum of 4-5 chairs.  If you have more speakers, please plan for a rotation.

We currently cannot commit to the quantity or the type of microphones that will be available.  We are doing our best to accommodate, but are not in a position  to guarantee availability.

Yes, your PPT should be in both English and French (1 file English + 1 file French or 1 bilingual), or the content should at least be available in the other language.

It should be submitted in PPT format (not PDF or any other format), and 16:9 dimensions. If you are linking to a web site, make sure it is downloaded and available offline.  If you are including a video, please make sure it is embedded.

No.  Presentations will be pre-loaded, and no changes will be accepted after October 26^th.

These would be a freestanding banner, artwork, poster.  Please note that we will not have resources to support with the shipping, setup or storage of any on site assets.

There may be internet access, but please assume no access will be available.  Prepare your presentation as if you had no technical support, direct line internet or Wi-Fi.

Anything that appears on screen as part of your presentation PPT / slide deck should be provided in English and French.

Yes – Event Leads are welcome to submit any weblinks to be included as part of the webpage, which will be listed under your event title and description. Please note that we are not able to upload any offline documents. Any reference material should be submitted in the form of a weblink. These reference materials will not need to be translated, unless they are a part of your presentation slide deck.

There will not be an official exhibit space within the pavilion. The pavilion is made up of the session area and the networking space. Please note that the networking space is not a place for doing promotional activities and is strictly for networking. However, Event Leads are welcome to set up any pop-up assets within your event session area.   

We will have 4 speaker chairs available on-stage.  

The UNFCCC has not set a limit yet on the capacity of pavilions. We currently are planning for 30 seated participants and note that we will have additional standing space. This could always change should the health risks or safety of participants become a concern and we will follow the UNFCCC directives on safety should they change.  

No – Event Leads are responsible for storing and managing the asset(s) prior to the session date. 

We encourage you and your partner organizations to be creative, leverage your networks and your social media channels to promote your presence at COP27.  

The full Canada Pavilion at COP27 agenda and website is now live, please share on Linked In, Twitter, Instagram and directly with your partners, speakers, colleagues and stakeholders: 

• English: https://www.globeseries.com/cop27-event-program-schedule  
• French: https://www.globeseries.com/pavillon-du-canada-de-la-cop27-programme-des-evenements 

Each event has its own page in both official languages. Event Leads and their organizations are responsible to promote their event and participation at the Canada Pavilion.  

Please use your individual URL and tag the Canada Pavilion Twitter accounts @Canada_Pavilion @Pavillon_Canada.  Other recommended hashtags to use in your posts include: #CanadaPavillion #COP27 / #PavillonduCanada #COP27. We are also pleased to attach a Canada Pavilion Visual Identifier that can be used in your promotion. 

Yes, media will have access to the Canada Pavilion.

No – Distribution of physical handouts are not allowed on-site. We suggest that you include any additional reference material as part of the webpage.

Oui, les responsables d’événements qui seront sur place pour leur événement devront soumettre un formulaire d’accréditation.  

Seulement ceux qui ont proposé leur nom avant le 6 septembre et qui ont un rôle direct dans l’événement (responsable de l’événement sur place, modérateur et orateurs). 

Les conférenciers ou les responsables d’événements qui ont déjà obtenu une accréditation par d’autres moyens n’ont pas besoin de demander une accréditation par l’entremise du Pavillon du Canada ni de remplir l’annexe 1. 

Ceci est complètement hors du contrôle de ECCC.  Pour plus d’informations, veuillez consulter : https://unfccc.int/process-and-meetings/parties-non-party-stakeholders/non-party-stakeholders/overview/overview 

Oui, vous devriez pouvoir le faire, mais veuillez vous laisser la possibilité, ainsi qu’à votre équipe, de modifier les dates de voyage.  

Toutes les demandes liées au VISA sont traitées directement par le gouvernement égyptien. L’ECCC et l’équipe de gestion de l’événement n’ont aucun contrôle sur le déroulement et la décision finale du processus de demande de VISA. Pour plus d’informations, veuillez consulter : https://cop27.eg/#/trip-planning/visa/apply 

Veuillez consulter les informations ci-dessous concernant la demande de VISA : 

Visas 

Tous les participants doivent obtenir un visa pour entrer en Égypte – il incombe à chaque délégué de demander son propre visa.  

Vous devrez faire votre demande de visa auprès de l’ambassade ou du consulat égyptien au Canada, avec la lettre officielle de la CCNUCC confirmant votre inscription à la CdP27, et aussi fournir les informations pertinentes sur la page web sur les visas de la présidence égyptienne (en anglais seulement). On nous a informé que le traitement de demandes de visa pourrait prendre jusqu’à 30 jours, alors nous recommandons de soumettre votre demande aussitôt que vous recevez votre lettre d’invitation.  

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour obtenir votre visa: 

1. ECCC traitera l’inscription de chaque délégué approuvé dans les prochains jours grâce aux informations que vous avez fournies, ce qui entrainera l’envoi de lettres d’inscription par courriel du Secrétariat de la CCNUCC à chaque délégué.  

• Vous aurez besoin de cette lettre pour votre demande de visa et pour recevoir votre passe d’accès à la CdP27 une fois sur le terrain.  
• Le passeport indiqué lors de votre inscription à la CCNUCC doit être le même que celui utilisé pour votre visa.   
• En fournissant cette lettre, vous n’aurez aucuns frais à débourser pour la demande de visa.  

1. Remplissez la page Web (anglais seulement) de demande de visa égyptien de la CdP27 avant de présenter votre demande papier. 

1. Remplissez le formulaire de demande de visa ci-joint. Veuillez noter que votre demande devra comprendre des photos appropriées, et indiquer votre point d’entrée en Égypte et votre adresse pendant votre séjour en Égypte. 

1. Il y a deux moyens de demander un visa : en personne à Ottawa ou à Montréal, ou par courrier.
   En personne  

(A)    Apportez le formulaire de demande de visa dûment rempli et la lettre d’inscription à l’ambassade d’Égypte à Ottawa. (Ambassade de la République arabe d’Égypte, 150, rue Metcalfe, bureau 1100, 11e étage, Ottawa, Ontario K2P 1P1, de 10 h à 12 h 30, du lundi au vendredi) ou au consulat égyptien à Montréal (1800, avenue McGill, bureau 900, Montréal, Québec, H3A 3J6, 9 h 30 à 12 h 30, du lundi au vendredi) en personne. 

(B)    Une fois votre demande de visa traitée, vous devrez vous rendre à l’ambassade ou au consulat en personne avec votre passeport pour faire estampiller le visa dans votre passeport. 

Par courrier  

(A)    Envoyez par la poste le formulaire de demande de visa dûment rempli et la lettre d’inscription, ainsi que le passeport que vous utiliserez pour voyager, à l’ambassade d’Égypte à Ottawa ou au consulat égyptien à Montréal bien à l’avance, car le traitement du visa peut prendre jusqu’à 30 jours, sans compter le temps qu’il faut pour envoyer les documents par la poste.  

(B)    Vous devrez inclure une enveloppe de retour préaffranchie avec votre demande afin de recevoir votre passeport après traitement de votre visa. 

(C)    Une fois votre demande de visa traitée, l’ambassade ou le consulat vous enverra par la poste votre visa estampillé, à l’aide de l’enveloppe de retour préaffranchie.   

1. Apportez ce passeport estampillé pour vous rendre à la CdP27.  

Veuillez noter que la boîte aux lettres électronique de l’équipe de gestion des événements ne répondra à aucune question concernant les voyages et les visas. Toutes questions ou préoccupations concernant les visas doivent être transmises à l’ambassade ou au consulat Égyptien.  

Q: Can we start promoting our participation at the Canada Pavilion at COP27?  

A: Yes, please feel free to promote your organization’s participation at the Canada Pavilion at COP27. However, we ask that you please do not share your event date and time publicly until the official program agenda have been finalized on October 19th .  

Q : Pouvons-nous commencer à promouvoir notre participation au Pavillon du Canada à la COP27 ?  

R : Oui, n’hésitez pas à promouvoir la participation de votre organisation au Pavillon du Canada à la COP27. Toutefois, nous vous demandons de ne pas communiquer publiquement la date et l’heure de votre événement avant que le programme officiel ne soit finalisé le 19 octobre.  

Toutes les diapositives doivent être fournies en anglais et en français. Les responsables de l’événement peuvent soumettre leurs diapositives en deux copies distinctes en anglais et en français, ou fournir une seule diapositive maîtresse bilingue.  

Tout autre matériel a lequel on fait référence au cours de la présentation de l’événement doit être traduit. La traduction peut être fournie en format “texte seulement”. Il n’est pas nécessaire de traduire les sites Web ou les liens de tiers qui ne sont pas mentionnés au cours de la présentation. 

L’accréditation est accordée pour toute la durée de la CdP27.

Non, un seul responsable peut être affecté sur place.

Non – le ECCC coordonnera cette opération en fonction des demandes soumises par le biais de la liste des orateurs.

Les événements dureront de 45 à 90 minutes et nous essaierons de répondre à votre demande soumise dans votre formulaire de demande d’événement. Cependant, étant donné le volume d’événements, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de respecter le premier choix de chacun. Un projet de programme sera partagé le 16 septembre, indiquant la durée provisoire que vous pouvez utiliser pour réaliser votre Run of Show.  

Non, pas nécessairement.  En raison du grand nombre de demandes reçues, nous ne pouvons pas garantir que votre session aura lieu le jour thématique proposé.  

Nous prévoyons de laisser au moins 15 minutes entre chaque session. Votre présentation aura déjà été préparée par le technicien audiovisuel.

Toutes les limites de caractères ne s’appliquent qu’au texte anglais, les textes français peut être environ 10-25% plus long. 

Toute modification ou mise à jour de vos événements doit être communiquée à l’équipe de gestion des événements par courrier électronique au pavillioncdp-coppavilion@globeseries.com.  Il est à noter que tout nouvel intervenant ajouté ou modifié ne doit pas changer la nature de la session ET être accrédité. Nous ne sommes pas en mesure d’ajouter de nouveaux intervenants au site web du programme après le 26 octobre. 

Nous vous demandons de détailler clairement dans le document sur le déroulement de la session comment celle-ci sera différente avec et sans la participation du ministre orateur.

Oui. L’annexe 1 fournit au CECC les détails nécessaires à l’accréditation.

Oui, c’est ce qu’il y aurait de mieux. 

Nous vous suggérons de supposer que votre conférencier aura besoin d’une accréditation, car la date et l’heure de l’événement ne seront pas déterminées avant le 19 octobre.

Oui, veuillez-vous assurer de remplir toutes les informations requises à l’annexe 2.

ECCC et l’équipe de gestion des événements étudient actuellement les possibilités d’enregistrement des sessions. Cependant, en raison des capacités limitées d’Internet sur place, nous ne pouvons pas garantir que les sessions seront enregistrées ou diffusées en direct pour le moment.

L’interprétation simultanée sera offerte pour tous les événements assignés à l’espace événementiel, en anglais et en français. Veuillez noter que les événements organisés dans l’espace de réseautage ne bénéficieront pas de l’interprétation simultanée. 

La scène sera installée avec un maximum de 4 à 5 chaises.  Si vous avez plus d’intervenants, veuillez prévoir une rotation.

Nous ne pouvons actuellement pas nous engager sur la quantité ou le type de microphones qui seront disponibles.  Nous faisons de notre mieux pour nous adapter, mais nous ne sommes pas en mesure de garantir la disponibilité.

Oui, votre PPT doit être en anglais et en français (1 fichier anglais + 1 fichier français ou 1 fichier bilingue).  Ou le contenu doit au moins être disponible dans l’autre langue.

Elle doit être soumise au format PPT (pas de PDF ou tout autre format), et aux dimensions 16:9. Si vous faites un lien vers un site web, assurez-vous que celui-ci est téléchargé et disponible hors ligne.  Si vous incluez une vidéo, veillez à ce qu’elle soit intégrée.

Non. Les présentations seront préchargées, et aucune modification ne sera acceptée après le 26 octobre.

Il peut s’agir d’une bannière autoportante, d’une œuvre d’art ou d’une affiche.  Veuillez noter que nous n’aurons pas de ressources pour aider à l’expédition, à l’installation ou au stockage des biens sur le site.

C’est possible, mais supposez que ce ne sera pas le cas.  Préparez votre présentation comme si vous n’aviez pas d’assistance technique, de ligne directe Internet ou de Wi-Fi.

Tout ce qui apparaît à l’écran dans le cadre de votre présentation PPT / diaporama doit être fourni en anglais et en français.

Oui, les responsables de l’événement sont invités à soumettre des liens Web qui seront inclus dans la page Web et qui figureront sous le titre et la description de votre événement. Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de télécharger des documents hors ligne. Tout matériel de référence doit être soumis sous la forme d’un lien Internet. Ces documents de référence ne devront pas être traduits, à moins qu’ils ne fassent partie des diapositives de votre présentation.

Il n’y aura pas d’espace d’exposition officiel dans le pavillon. Le pavillon se compose de la zone des sessions et de l’espace de réseautage. Veuillez noter que l’espace de réseautage n’est pas un endroit pour faire des activités promotionnelles et est strictement réservé au réseautage. Cependant, les responsables d’événements sont invités à mettre en place des actifs pop-up dans la zone des sessions de votre événement.

Nous aurons 4 chaises d’orateur disponibles sur la scène. 

La CCNUCC n’a pas encore fixé de limite à la capacité des pavillons. Nous prévoyons actuellement 30 participants assis et notons que nous aurons des places debout supplémentaires. Cela peut toujours changer si les risques pour la santé ou la sécurité des participants deviennent une préoccupation et nous suivrons les directives de la CCNUCC sur la sécurité si elles changent.  

Non. Les responsables de l’événement sont chargés de stocker et de gérer le(s) bien(s) avant la date de la session.

Nous vous encourageons, ainsi que vos organisations partenaires, à faire preuve de créativité, à tirer parti de vos réseaux et de vos canaux de médias sociaux pour promouvoir votre présence à la COP27.  

Le programme complet du Pavillon du Canada à la COP27 et le site web sont maintenant en ligne. Veuillez les partager sur Linked In, Twitter, Instagram et directement avec vos partenaires, conférenciers, collègues et parties prenantes : 

– Anglais : https://www.globeseries.com/cop27-event-program-schedule  

– Français : https://www.globeseries.com/pavillon-du-canada-de-la-cop27-programme-des-evenements 

Chaque événement a sa propre page dans les deux langues officielles. Les responsables d’événements et leurs organisations sont chargés de promouvoir leur événement et leur participation au Pavillon du Canada.  

Veuillez utiliser votre propre URL et marquer les comptes Twitter du Pavillon du Canada @Canada_Pavilion @Pavillon_Canada.  Voici d’autres hashtags recommandés à utiliser dans vos messages : #CanadaPavillion #COP27 / #PavillonduCanada #COP27. Nous sommes également heureux de joindre un identificateur visuel du Pavillon du Canada qui peut être utilisé dans votre promotion. 

Oui, les médias auront accès au Pavillon du Canada.

Non – La distribution de documents imprimés n’est pas autorisée sur le site. Nous vous suggérons d’inclure tout matériel de référence supplémentaire dans la page Web.